『言葉の選び方』についてご紹介します。

メールの時には、言葉の選び方を工夫することを意識しましょう。 特に依頼をする内容であれば、まず、件名で依頼次項の内容についてわかるようにします。

例えば、
・「お願い」→「ご訪問日程の変更についてのお願い」
・「連絡」→「○月Ｘ日グループ会議の時間・場所の連絡」
・「ご相談」→「振り返り会議の進め方についてのご相談」
といった形で、依頼内容について明確にし、メールを受け取った相手が、「何についてのことだろう？」と不安を抱くことがないように配慮します。

続いて、相手にお願いするような事柄であれば、クッション言葉を使って、丁寧な表現を心掛けましょう。クッション言葉は、言葉をやさしく包み込む役目を果たしてくれるものになります。たとえば、2 階からガラスのコップを落とすと、コップは衝撃で割れてしまいます。 しかし、ガラスのコップにクッション素材のものでカバーをしてから落とした場合、クッション素材が衝撃を吸収してコップは割れません。それと同じように、メールで何かを依頼する場合もクッション言葉を上手に活用しましょう。メールは、文字だけで、あなたの伝えたい言葉を相手に伝えます。 メールをする相手と円滑に仕事を進めるためには、単刀直入な表現、断定的な表現では、時には言葉足らずであったり、強すぎる印象を与えてしまうかもしれません。

クッション言葉の例としては語尾に「～か」を使うといいでしょう。
・「お願いします」→「～の件、お願いできませんか」
・「参加してください」→「ご参加をいただけませんか」
・「同意願います」→「同意いただけませんでしょうか」
といった表現を意識するとやわらかい印象になります。

ビジネスメールですので、わかりやすい表現を意識しますが、それと同時に「言葉の選び方」を工夫することで、メールを受け取る相手に対しての気遣いを大切にしたいものです。